Trong thực tế vận hành, nhiều nhà thuốc truyền thống vẫn đang quản lý kinh doanh dựa trên cảm tính. Doanh thu tăng hay giảm thường được đánh giá bằng “ước chừng”, “thấy đông khách” hoặc “cảm giác bán chậm”. Cách làm này khiến chủ nhà thuốc rất khó kiểm soát lợi nhuận thực, dễ đưa ra quyết định sai và bỏ lỡ cơ hội tối ưu kinh doanh.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý nhà thuốc không chỉ giúp số hóa dữ liệu mà còn thay đổi hoàn toàn cách nhìn nhận và điều hành hoạt động kinh doanh, giúp nhà thuốc vận hành minh bạch, chính xác và bền vững hơn.

“Tính vo” trong quản lý nhà thuốc là gì và vì sao cần thay đổi?

“Tính vo” là cách gọi quen thuộc cho việc quản lý dựa trên trí nhớ và cảm nhận cá nhân. Ví dụ như:

• Ước lượng tồn kho bằng mắt
• Ghi chép doanh thu rời rạc, không tổng hợp
• Không phân biệt rõ doanh thu, lợi nhuận gộp và lợi nhuận thực
• Không có số liệu cụ thể để đánh giá hiệu quả bán hàng theo ngày, theo tháng

Cách quản lý này có thể chấp nhận được khi nhà thuốc còn nhỏ, nhưng khi lượng khách tăng, số mặt hàng nhiều hơn, nhân sự đông hơn thì rủi ro sai lệch số liệu và thất thoát sẽ ngày càng lớn.

Vai trò của phần mềm quản lý trong vận hành nhà thuốc hiện đại

Ứng dụng phần mềm quản lý nhà thuốc giúp chuyển đổi cách vận hành từ cảm tính sang dựa trên dữ liệu. Đây là nền tảng quan trọng để nhà thuốc phát triển lâu dài.

1. Quản lý kinh doanh có số liệu rõ ràng

Phần mềm giúp ghi nhận đầy đủ:

• Doanh thu theo ngày, tuần, tháng
• Giá vốn, chi phí, lợi nhuận
• Số lượng đơn hàng
• Giá trị trung bình mỗi đơn
• Tồn kho theo lô, hạn dùng

Tất cả dữ liệu đều được lưu trữ và trích xuất nhanh chóng, giúp chủ nhà thuốc nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác, thay vì phỏng đoán.

2. Ra quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu

Khi có dữ liệu đầy đủ, nhà thuốc có thể:

• Đánh giá chính xác hiệu quả của chương trình khuyến mãi
• Xác định thời điểm bán tốt, thời điểm chững lại
• Hiểu rõ nguyên nhân doanh thu tăng hoặc giảm
• Điều chỉnh chiến lược bán hàng phù hợp với hành vi khách hàng

Ví dụ, nếu doanh thu giảm nhưng lượng khách vẫn tăng, phần mềm sẽ cho thấy nguyên nhân nằm ở giá trị đơn hàng trung bình, từ đó giúp nhà thuốc điều chỉnh cách tư vấn hoặc cơ cấu sản phẩm.

3. Tiết kiệm chi phí nhân sự và thời gian quản lý

Thay vì phải ghi chép thủ công hoặc thuê nhiều nhân sự xử lý sổ sách, phần mềm giúp:

• Tự động tổng hợp báo cáo tài chính
• Giảm sai sót trong nhập liệu
• Rút ngắn thời gian kiểm kê
• Tối ưu công việc kế toán và quản lý kho

Nhà thuốc chỉ cần một hệ thống duy nhất để quản lý toàn bộ hoạt động.

4. Bảo mật dữ liệu và phân quyền rõ ràng

Phần mềm quản lý nhà thuốc cho phép phân quyền chi tiết:

• Nhân viên bán hàng chỉ truy cập chức năng cần thiết
• Chủ nhà thuốc kiểm soát toàn bộ dữ liệu
• Hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin khách hàng
• Đảm bảo minh bạch trong vận hành nội bộ

Vì sao quản lý cảm tính dễ dẫn đến sai lầm?

Nhiều chủ nhà thuốc thường nhầm lẫn giữa:

• Doanh thu và lợi nhuận
• Lợi nhuận gộp và lợi nhuận thực
• Khách đông và bán hiệu quả

Việc không có dữ liệu cụ thể khiến nhà thuốc dễ chi tiêu quá tay, đầu tư không hợp lý hoặc đánh giá sai hiệu quả kinh doanh. Khi mọi thứ chỉ nằm “trong đầu”, việc chia sẻ mục tiêu và thúc đẩy nhân viên cũng trở nên rất khó khăn.

Phần mềm quản lý giúp gắn kết đội ngũ và đo lường hiệu suất

Khi toàn bộ hoạt động được số hóa:

• Nhân viên nắm rõ doanh số, số đơn hàng, chỉ tiêu cá nhân
• Nhà thuốc dễ dàng thiết lập KPI rõ ràng
• Việc đánh giá hiệu quả làm việc trở nên minh bạch
• Nhân viên chủ động cải thiện doanh số dựa trên số liệu thực tế

Dữ liệu không còn là của riêng chủ nhà thuốc mà trở thành công cụ chung để cả đội ngũ cùng phát triển.

Đánh giá hiệu quả sau khi số hóa vận hành nhà thuốc

Sau khi ứng dụng phần mềm quản lý, nhà thuốc sẽ thấy rõ:

• Doanh thu, chi phí, lợi nhuận được kiểm soát chặt chẽ
• Hoạt động kinh doanh minh bạch, dễ theo dõi
• Kế hoạch bán hàng và marketing được xây dựng dựa trên số liệu
• Quyết định kinh doanh chính xác hơn, ít rủi ro hơn

Số hóa không chỉ là nhập dữ liệu vào máy, mà là thay đổi tư duy vận hành, giúp nhà thuốc nói chuyện với nhau bằng con số thay vì cảm giác.

Omini – giải pháp quản lý nhà thuốc hướng tới vận hành hiệu quả

Omini được xây dựng để hỗ trợ nhà thuốc quản lý toàn diện từ bán hàng, kho, khách hàng đến báo cáo tài chính. Với hệ thống dữ liệu tập trung, Omini giúp nhà thuốc:

• Chấm dứt tình trạng quản lý cảm tính
• Nắm rõ hiệu quả kinh doanh theo thời gian thực
• Tối ưu chi phí và nguồn lực
• Xây dựng nền tảng vận hành bền vững trong dài hạn

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng cao, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhà thuốc không còn là lựa chọn, mà là bước đi cần thiết để nhà thuốc tồn tại và phát triển.