Quản lý sổ sách kế toán là một phần không thể thiếu tại mỗi nhà thuốc. Việc ghi chép đúng, đầy đủ và kịp thời không chỉ giúp chủ nhà thuốc tuân thủ quy định pháp luật mà còn giúp kiểm soát doanh thu, chi phí và lợi nhuận rõ ràng hơn. Bài viết này sẽ liệt kê 7 loại sổ sách kế toán cơ bản mà mỗi nhà thuốc cần lập theo quy định của Thông tư 88/2021/TT‑BTC và hướng dẫn cách quản lý hiệu quả bằng phần mềm quản lý nhà thuốc Omini.

1. Cơ sở pháp lý & ý nghĩa việc ghi sổ sách

Theo Khoản 4 Điều 5 Thông tư 88/2021/TT‑BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (áp dụng với nhà thuốc dưới hình thức cá nhân/ hộ kinh doanh) phải lập và lưu giữ các loại sổ sách kế toán nhằm đảm bảo minh bạch tài chính. 

Việc ghi sổ đúng cách giúp:

• Tránh vi phạm quy định về kế toán và thuế.
• Kiểm soát doanh thu, chi phí, lợi nhuận chính xác.
• Chuẩn bị tốt khi bị cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu đối chiếu.

2. 7 loại sổ sách kế toán nhà thuốc cần lập

Dưới đây là danh sách 7 loại sổ sách mà nhà thuốc cần lập và lưu giữ:

2.1 Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ

Ghi chép toàn bộ doanh thu từ hoạt động bán thuốc, thực phẩm chức năng, dịch vụ tư vấn. Mẫu số S1‑HKD theo quy định. 

2.2 Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa

Dùng để theo dõi nhập – xuất – tồn kho từng dòng hàng trong nhà thuốc như thuốc, hóa mỹ phẩm, vật tư y tế. Mẫu số S2‑HKD. 

2.3 Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh

Theo dõi các khoản chi phí như tiền thuê mặt bằng, điện nước, nhân viên, quảng cáo… Mẫu số S3‑HKD. 

2.4 Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN

Ghi lại các khoản thuế khoán, thuế GTGT, thuế TNCN liên quan tới nhà thuốc. Mẫu số S4‑HKD. 

2.5 Sổ theo dõi thanh toán tiền lương và các khoản nộp theo lương

Khi nhà thuốc thuê nhân viên, cần theo dõi tiền lương và các khoản nộp bảo hiểm xã hội, y tế. Mẫu số S5‑HKD. 

2.6 Sổ quỹ tiền mặt

Ghi chép các khoản thu chi bằng tiền mặt tại quầy thuốc mỗi ngày. Mẫu số S6‑HKD. 

2.7 Sổ tiền gửi ngân hàng

Dùng để theo dõi giao dịch qua tài khoản ngân hàng nếu quầy thuốc mở tài khoản riêng. Mẫu số S7‑HKD. 

3. Tại sao nhà thuốc nên sử dụng phần mềm Omini để quản lý sổ sách?

Việc quản lý thủ công các sổ kế toán cổ điển tốn thời gian, dễ sai sót và khó khép kín theo chuẩn pháp lý. Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini hỗ trợ nhà thuốc như sau:

• Tích hợp module nhập – xuất – tồn kho liên kết với sổ chi tiết vật tư & hàng hóa.
• Tự động tổng hợp doanh thu – chi phí – tiền mặt – ngân hàng giúp lập sổ quỹ và sổ ngân hàng dễ dàng.
• Cảnh báo khi dữ liệu không khớp, giúp giảm rủi ro sai lệch số liệu.
• Lưu trữ chứng từ điện tử, thu – chi và hỗ trợ tra cứu báo cáo theo mẫu chuẩn sổ sách.
• Hỗ trợ báo cáo thuế và sổ sách đáp ứng thông tư mới giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro.

4. 5 bước thực hiện để lập sổ sách nhà thuốc hiệu quả

1. Khởi động quy trình kế toán ngay từ ngày đầu hoạt động: Nhập đủ sổ và ghi sổ liên tục.
2. Phân loại sản phẩm rõ ràng: Thuốc kê đơn, thuốc không kê đơn, thực phẩm chức năng, vật tư y tế để ghi sổ vật liệu chính xác.
3. Định kỳ kiểm kê kho và đối chiếu sổ chi tiết vật tư, hàng hóa: Điều này giúp đảm bảo thông số tồn kho và số liệu kế toán khớp nhau.
4. Ưu tiên sử dụng công cụ số: Chuyển từ ghi tay sang phần mềm Omini để tiết kiệm thời gian và tăng chính xác.
5. Lưu trữ và bảo mật chứng từ: Hóa đơn, phiếu thu chi, báo cáo kho đều phải lưu giữ theo đúng thời hạn quy định, thuận tiện cho kiểm tra, quyết toán.

5. Kết luận

Việc thực hiện đầy đủ và đúng 7 loại sổ sách kế toán là yêu cầu bắt buộc nhưng cũng là cơ hội để nhà thuốc vận hành minh bạch và chuyên nghiệp hơn. Khi áp dụng đúng quy định và sử dụng phần mềm quản lý nhà thuốc Omini, chủ nhà thuốc có thể:

• Kiểm soát tài chính và hoạt động nhanh chóng.
• Giảm thiểu rủi ro bị xử phạt vì sai sót sổ sách.
• Nâng cao uy tín trong mắt khách hàng và cơ quan thuế.

Nếu bạn cần hỗ trợ cấu hình Omini để báo cáo sổ sách kế toán hoặc muốn kiểm tra mẫu sổ kế toán phù hợp với nhà thuốc mình, hãy liên hệ ngay với đội ngũ Omini để được hướng dẫn chi tiết.