Nhà thuốc và quầy thuốc khi bắt đầu liên thông dữ liệu dược thường phải xử lý nhiều việc cùng lúc, từ đăng ký tài khoản, chuẩn hóa thông tin thuốc đến kiểm tra chứng từ đã gửi thành công hay còn lỗi. Tính năng Liên thông CSDL Dược mới trên phần mềm quản lý nhà thuốc Omini đưa các bước quan trọng vào cùng quy trình vận hành, giúp người dùng theo dõi dễ hơn ngay trong phần mềm.

Tóm tắt nhanh: Omini hỗ trợ kết nối CSDL Dược, lập phiếu cho 8 nghiệp vụ, theo dõi từng chứng từ, phát hiện dữ liệu thuốc cần xử lý và hỗ trợ gửi tự động hoặc thủ công.

Vì sao nhà thuốc và quầy thuốc cần liên thông CSDL Dược?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini hỗ trợ gửi dữ liệu mua bán thuốc lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia tại csdlduoc.com.vn. Theo tài liệu hướng dẫn của Omini, việc liên thông được viện dẫn theo Quyết định 232/QĐ-TTYQG và Quyết định 1867/QĐ-BYT, tuy nhiên cơ sở nên kiểm tra yêu cầu áp dụng theo quy định hiện hành và trao đổi với cơ quan quản lý khi cần.

Khó khăn thực tế không chỉ nằm ở việc có tài khoản. Dữ liệu thuốc còn phải được ánh xạ mã quốc gia, có số lô, quản lý theo lô và có giá vốn. Nếu thiếu dữ liệu, một phần chứng từ có thể bị bỏ qua hoặc bị từ chối. Omini giúp người dùng biết chứng từ nào đã gửi và dòng hàng nào cần xử lý.

Tính năng Liên thông CSDL Dược trên Omini giải quyết được gì?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini tự động lập phiếu phù hợp và gửi dữ liệu lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia ở nền, không làm chậm thao tác bán hàng theo tài liệu gốc. Người dùng có thể xem trạng thái trên từng chứng từ, trong Nhật ký liên thông và phần Thống kê.

Omini hỗ trợ 8 nghiệp vụ:

Nghiệp vụ trong Omini	Loại phiếu gửi lên cổng	Tên thao tác
Phiếu nhập kho hoàn tất	Phiếu nhập	Nhập từ nhà cung cấp
Khách trả hàng tại POS	Phiếu nhập	Khách trả hàng
Chốt tồn đầu kỳ	Phiếu nhập	Tồn đầu kỳ
Tồn đầu của sản phẩm tạo sau ngày chốt	Phiếu nhập	Nhập khác
Đơn bán hàng hoàn tất	Phiếu xuất	Bán lẻ
Phiếu trả nhà cung cấp	Phiếu xuất	Trả nhà cung cấp
Phiếu xuất hỏng hoặc huỷ	Phiếu xuất	Huỷ thuốc
Phiếu kiểm kê hoàn tất	Phiếu kiểm kê	Kiểm kê

Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia chỉ nhận thuốc. Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư và mặt hàng không thuộc danh mục thuốc được bỏ qua, đây là trạng thái đúng. Thuốc chưa ánh xạ mã quốc gia, thiếu số lô hoặc giá vốn được đưa vào mục Cần xử lý để bổ sung rồi gửi lại.

Làm sao để biết một thuốc đã đủ điều kiện liên thông?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini kiểm tra từng dòng thuốc trước khi gửi lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia. Thuốc cần được ánh xạ đúng mã quốc gia và đáp ứng các điều kiện dữ liệu mà cổng yêu cầu.

Các trường hợp cần chú ý gồm:

• Thuốc chưa ánh xạ mã thuốc quốc gia.
• Thiếu số lô hoặc sản phẩm không quản lý theo lô.
• Số lượng không phải số nguyên.
• Chưa xác định giá vốn.
• Mặt hàng không thuộc danh mục thuốc.

Mặt hàng không thuộc danh mục thuốc không phải lỗi. Với thuốc chưa ánh xạ, người dùng có thể mở trang sản phẩm, tìm theo tên, mã thuốc, số đăng ký hoặc hoạt chất rồi chọn đúng thuốc trong danh mục quốc gia. Thuốc khớp chắc chắn theo số đăng ký có thể được Omini tự động khớp.

Khi nào nên khai báo tồn đầu kỳ?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini dùng tồn đầu kỳ để khai báo lượng thuốc đang có khi bắt đầu liên thông với Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia. Theo tài liệu, cổng chỉ nhận một phiếu nhập tồn đầu kỳ cho mỗi cơ sở và không có thao tác thu hồi, vì vậy cần rà soát kỹ trước khi thực hiện.

Tab Tồn đầu kỳ tách dữ liệu thành nhóm đủ điều kiện và nhóm cần xử lý. Nếu cơ sở đã nộp tồn đầu kỳ trực tiếp trên cổng thì không khai báo lại. Có thể gửi từ Omini hoặc nộp file Excel trên cổng rồi xác nhận lại, nhưng chỉ chọn một cách.

Làm sao để thiết lập Liên thông CSDL Dược đúng trình tự?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini yêu cầu thiết lập theo thứ tự vì mỗi bước là điều kiện cho bước kế tiếp khi kết nối Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia. Quy trình tóm tắt gồm 6 bước:

1. Đăng ký tài khoản liên thông với NHIC. Tài khoản phải do Trung tâm Thông tin Y tế Quốc gia cấp cho chính cơ sở.
2. Kết nối CSDL Dược trên Omini. Nhập tài khoản, mật khẩu, chọn môi trường, kiểm tra kết nối và lưu.
3. Ánh xạ mã thuốc quốc gia. Xử lý các sản phẩm thuốc chưa có ánh xạ hoặc cần ánh xạ lại.
4. Khai báo tồn đầu kỳ. Chỉ thực hiện sau khi đã làm sạch dữ liệu.
5. Đồng bộ chứng từ hằng ngày. Có thể bật tự động đồng bộ hoặc gửi thủ công.
6. Theo dõi nhật ký và thống kê. Kiểm tra chứng từ chưa gửi, chứng từ lỗi và phản hồi của cổng.

Theo tài liệu gốc, tài khoản trên cổng cũ duocquocgia.com.vn không còn dùng được cho quy trình hiện tại. Nhà thuốc đã từng liên thông vẫn cần đăng ký tài khoản mới với NHIC.

Để thao tác đúng, nên xem hướng dẫn chi tiết về đăng ký tài khoản, kết nối CSDL Dược, ánh xạ mã thuốc, khai báo tồn đầu kỳ, đồng bộ chứng từ và theo dõi liên thông.

Tự động đồng bộ hoạt động như thế nào?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini có thể gửi chứng từ lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia ngay khi chứng từ hoàn tất nếu người dùng đã bật cả kết nối và Tự động đồng bộ. Chỉ bật kết nối chưa có nghĩa là chứng từ sẽ tự gửi.

Mặc định, tự động đồng bộ đang tắt. Khi bật, chứng từ đủ điều kiện được gửi ở nền. Khi tắt, chứng từ hoàn tất ở trạng thái Chưa đồng bộ và cần gửi thủ công. Omini không tự gửi bù các chứng từ đã hoàn tất trong thời gian tính năng còn tắt.

Các trạng thái chính gồm Chưa đồng bộ, Đang đồng bộ, Đã đồng bộ, Đồng bộ một phần, Đồng bộ lỗi và Trước tồn đầu kỳ. Khi có lỗi, người dùng có thể mở chi tiết để xem mã giao dịch, mặt hàng cần xử lý và phản hồi nguyên văn từ cổng.

Làm sao để kiểm tra cuối ngày đã liên thông đủ chưa?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini cung cấp Trang chủ, Nhật ký liên thông và tab Thống kê để kiểm tra dữ liệu đã gửi lên Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia. Cách nhanh nhất là chú ý hai chỉ số Chưa gửi và Lỗi.

Trên Trang chủ, khối Liên thông CSDL Dược hiển thị số lượt đã gửi, chứng từ chưa gửi, lỗi và hạn mức còn lại. Nếu cuối ngày Chưa gửi hoặc Lỗi khác 0, nên xử lý ngay.

Tab Nhật ký liên thông cho phép xem mã giao dịch, trạng thái, số lần gửi, phản hồi của cổng và tải Excel. Tab Thống kê tổng hợp Đã gửi, Hoàn thành, Bị từ chối và Chưa gửi.

Theo tài liệu hướng dẫn, Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia chưa cung cấp cách đối chiếu tự động toàn bộ dữ liệu. Khi cần, cơ sở có thể so số liệu Omini với báo cáo xuất, nhập, tồn trên cổng bằng tay.

Những lưu ý nào cần biết trước khi bật liên thông?

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini giúp đơn giản hóa thao tác, nhưng Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia vẫn có điều kiện dữ liệu riêng. Nhà thuốc và quầy thuốc nên chuẩn bị dữ liệu kỹ trước khi vận hành.

Một số điểm cần nhớ:

• Tài khoản liên thông phải do NHIC cấp cho chính cơ sở.
• Sandbox và môi trường chính thức dùng tài khoản riêng.
• Tồn đầu kỳ chỉ nên khai báo sau khi xử lý dữ liệu.
• Mặt hàng không phải thuốc được bỏ qua.
• Chứng từ đã đồng bộ thành công không nên gửi lại vì có thể tạo phiếu trùng.
• Hủy đồng bộ trong Omini không thu hồi dữ liệu đã gửi lên cổng.
• Mỗi lần gửi sử dụng hạn mức liên thông theo gói trong ngày.
• Khi quy định thay đổi, nên kiểm tra theo quy định hiện hành và xác nhận với cơ quan quản lý khi cần.

Kết luận

Phần mềm quản lý nhà thuốc Omini đưa việc kết nối Hệ thống cơ sở dữ liệu về dược quốc gia vào luồng vận hành hằng ngày của nhà thuốc và quầy thuốc. Người dùng có thể phát hiện dòng thuốc chưa đủ điều kiện, theo dõi chứng từ, xem phản hồi và kiểm tra số liệu còn tồn.

Để triển khai ổn định, nên đi đúng trình tự từ đăng ký tài khoản, kết nối, ánh xạ mã thuốc, khai báo tồn đầu kỳ đến đồng bộ và theo dõi nhật ký. Với bước có tính một lần như tồn đầu kỳ, cần đọc kỹ hướng dẫn trước khi xác nhận. Khi chưa rõ yêu cầu pháp lý, nên kiểm tra theo quy định hiện hành và trao đổi với cơ quan quản lý.

Câu hỏi thường gặp

Liên thông CSDL Dược trên Omini có tự động gửi chứng từ không?

Có thể. Sau khi kết nối thành công, người dùng cần bật thêm tùy chọn Tự động đồng bộ. Khi bật, chứng từ đủ điều kiện được gửi ở nền ngay khi hoàn tất. Nếu tùy chọn này đang tắt, chứng từ sẽ ở trạng thái Chưa đồng bộ và cần gửi thủ công.

Những mặt hàng nào không được gửi lên CSDL Dược?

Theo tài liệu hướng dẫn, cổng chỉ nhận thuốc. Thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, vật tư và các mặt hàng không thuộc danh mục thuốc được bỏ qua. Đây là trạng thái đúng và không cần xử lý.

Thuốc chưa ánh xạ mã thuốc quốc gia có liên thông được không?

Không. Thuốc chưa ánh xạ mã quốc gia sẽ bị bỏ qua khỏi phiếu liên thông và xuất hiện trong mục Cần xử lý. Người dùng cần ánh xạ đúng thuốc trong danh mục quốc gia rồi gửi lại chứng từ.

Có thể khai báo lại tồn đầu kỳ nếu đã gửi rồi không?

Theo tài liệu hướng dẫn, mỗi cơ sở chỉ có một phiếu nhập tồn đầu kỳ trên cổng và không có thao tác thu hồi. Nếu cơ sở đã nộp tồn đầu kỳ trực tiếp trên cổng trước đó thì không khai báo lại trên Omini.

Làm sao biết cuối ngày còn chứng từ chưa liên thông?

Người dùng có thể xem khối Liên thông CSDL Dược trên Trang chủ, Nhật ký liên thông và tab Thống kê. Nên chú ý các chỉ số Chưa gửi và Lỗi, nếu còn khác 0 thì mở danh sách chi tiết để xử lý.